Materi Microsoft Access

Microsoft Access

Microsoft Access adalah program aplikasi pengelola database yang bisa digunakan untuk merancang, membuat, dan mengolah berbagai jenis data. Sebagai aplikasi pengolah data terpopuler saat ini, program aplikasi ini biasa digunakan pada perusahaan bisnis, pendidikan, kantor, bahkan programer.

Fungsi Microsoft Access

1. Untuk membuat basis data (database). 

2. Untuk membuat program aplikasi jumlah peserta didik. 

3. Untuk membuat program aplikasi penyimpan buku perpustakaan.

4. Untuk membuat program aplikasi absensi.

5. Untuk membuat program aplikasi persediaan barang.

Cara Membuat Tabel

Untuk membuat tabel pada MS Access jalankan perintah berikut:

1. Klik dua kali pada ikon MS Access

2. Pada jendela baru yang muncul, klik Blank database

3. Pada jendela Blank database, klik ikon folder untuk memilih lokasi penyimpanan database

4. Arahkan pada lokasi file database akan disimpan dan ubah nama file database sesuai dengan keinginan pembaca. Klik OK

5. Klik Create

6. Pada awal proses pembuatan database, secara default sistem akan memberikan kita sebuah tabel kosong. Untuk melakukan edit (menambahkan kolom, format data, dll), klik ikon Design view atau klik kanan pada nama tabel di Access Object dan klik Design view.

7. Pada jendela Save as yang muncul, beri nama yang sesuai pada tabel yang akan dibuat. Klik OK

8. Isikan nama kolom pada kolom Field Name, jenis data masing-masing kolom pada kolom Data Type, dan deskripsi kolom (opsional) pada kolom Description. Secara default primary key akan di set pada kolom pertama (lihat logo kunci pada sebelah kanan nama kolom). Untuk mencegah adanya duplikat data, set Yes (No Duplicates) pada baris indexed pada kolom primary key. Tekan ctrl+s (Windows) atau command+s (MacOSX) untuk menyimpan hasil pengaturan.

9. Untuk melihat tabel yang telah terbentuk, klik logo View atau klik kanan pada objek tabel pada Access Object dan klik Open.

10. Untuk membuat tabel lainnya, pada tab Create, klik Table Design.

11. Simpan tabel tersebut sesuai dengan poin 7 dan beri nama tabel yang sesuai.

12. Ulangi langkah 8-10 untuk mengatur komponen kolom tabel yang akan ditambahkan.

 

Kolom Kunci

Secara umum kolom kunci merupakan suatu kolom berisi nilai-nilai unik yang menunjukkan sebuah observasi. Pada database relasional terdapat dua jenis kolom kunci, antara lain:

1. Primary Key: satu atau beberapa kolom yang secara unik mengidentifikasikan setiap observasi (baris dalam tabel). Primary key umumnya berupa nilai unik, seperti: nomor id atau nomor seri. Pada access primary key disimbolkan dengan logo kunci.

2. Foreign Key : suatu kolom yang berisi primary key tabel lainnya. Sebuah tabel dapat berisi lebih dari satu foreign key.

Kesesuaian nilai antara kolom kunci menjadi dasar dari relasi antar tabel. Relasi antar tabel digunakan untuk mengombinasikan data dari satu tabel dengan tabel lainnya dengan mencocokkan primary key dengan foreign key.

Membuat Form

Untuk membuat form sederhana pada MS Access, jalankan langkah berikut:

1. Klik tab Create

2. Klik Form Wizard

3. Pada jendela Form Wizard, pilih tabel yang akan dibuatnya pada drop down menu Tables/Queries

4. Pilih kolom yang akan dijadikan item form dan klik tanda > untuk memindahkan nama klom satu persatu ke kanan atau klik tanda >> jika ingin menggunakan seluruh kolom. Gunakan tanda dengan arah sebaliknya untuk membatalkan pilihan nama kolom. Jika telah selesai, klik Next

5. Pilih tampilan kolom yang diinginkan. Klik Next

6. Beri nama form sesuai yang diinginkan dan pilih Modify the form design untuk memilih mode design view agar form dapat dikustomisasi lebih lanjut. Klik Finish